Pouvez-vous présenter rapidement l’Espace Communautaire Lons Agglomération (ECLA) ?
L’Espace Communautaire Lons Agglomération (ECLA) regroupe actuellement 32 communes avec 34 189 habitants au 1er janvier 2023. L’ECLA a la gestion de plusieurs équipements structurants tel que :
- les terrains et salles de sport
- les structures culturelles
- le tourisme
- les transports / la mobilité
- les questions environnementales
- la gestion des déchets
- l’urbanisme
- la gestion de l’assainissement / eau potable
- l’accueil des gens du voyage
Pouvez-vous vous présenter ainsi que les deux régies eau potable et assainissement ?
Depuis mon arrivée en 2004, j’ai été successivement agent exploitation-réseaux, agent de maintenance, responsable de maintenance sur la Régie Assainissement, et depuis 2020 j’occupe les fonctions de responsable achats / GMAO sur les deux Régies, Assainissement et Eau Potable.
La Régie Eau Potable a la gestion du réseau de distribution de l’eau potable sur environ 315 km de réseau dans 16 communes avec 4 stations de pompage et 10 châteaux d’eau. Elle distribue l’eau potable pour une population de 28 000 habitants et suit 9 680 branchements. Elle œuvre également pour la préservation et la protection des ressources.
Concernant la Régie Assainissement, elle gère la collecte, le transport et le traitement des eaux usées en assainissement collectif pour 27 communes et en assainissement non collectif pour 32 communes. C’est aussi la gestion d’équipements avec 252 km de réseaux de collecte, 2 stations d’épuration sur les systèmes principaux des rivières Vallières et Sorne ; 10 petites stations sur les systèmes communaux et 27 postes de relevages.
Je suis donc responsable de la gestion de la GMAO sur ces deux régies.
Aujourd’hui, 90 à 95 % des équipements sur les deux régies sont rentrés dans MAINTI4. Au niveau de la structure interne, la topologie est complète mais il reste un travail important de saisi pour rentrer tout ce qui concerne les documentations techniques.
Depuis combien de temps utilisez-vous le logiciel MAINTI4 et comment étiez-vous organisés avant son utilisation ?
Nous utilisons la GMAO MAINTI4 depuis fin 2020 – début 2021. Avant, nous utilisions, comme beaucoup de structures, les moyens informatiques traditionnels tels que les tableurs Excel et le traitement texte pour organiser et optimiser les tâches de maintenance ou d’exploitation. Nous faisions des fiches d’intervention papier que nous trions ensuite régulièrement pour pouvoir sortir les maintenances à réaliser sur les équipements.
Nous avions également un logiciel très spécifique fourni par une société de construction de station d’épuration. Ce logiciel permettait justement de réaliser la maintenance sur la station en question. J’avais essayé de l’utiliser sur nos autres équipements mais ce n’était pas évident ni concluant.
Comment s’est déroulée la mise en place de MAINTI4 ?
Une fois le logiciel installé nous avons programmé les formations de base pour pouvoir l’utiliser avec les équipes de maintenance des deux Réseaux, Assainissement et Eau Potable.
Nous avons eu plusieurs sessions de formation et en parallèle nous avons acheté des tablettes pour les agents, ce qui leur permet de pouvoir piloter à leur niveau et depuis le terrain.
En parallèle, j’ai mis en place toute la topologie des équipements et les agents ont commencé à travailler dessus pour créer des Bons de Travaux (BT) et des Demandes d’Intervention (DI).
En pratiquant, on s’est rendu compte que la première structure que j’avais faite sur la topologie au niveau de l’assainissement n’allait pas et nous avons donc programmé une nouvelle session de formation avec certains agents et une consultante de chez TRIBOFILM pour revoir la structure.
Nous avons reconstruit ensemble la partie assainissement mais par systèmes. Pour schématiser, nous partons de l’usager et nous suivons le réseau jusqu’à la fin, au traitement, à la station d’épuration, puis au rejet dans le milieu naturel. Nous avons construit la topologie de cette façon, car c’est ce qui convenait le mieux en pratique sur le terrain.
Pour l’utilisation de MAINTI4, sur la partie assainissement, il y a 9 utilisateurs :
- un responsable maintenance et deux agents de maintenance,
- trois agents d’exploitation,
- un agent sur le service qualité,
- deux agents réseau.
Et sur la partie eau potable :
- un agent de la production qui fait l’exploitation à la maintenance
- une agent administratif
Nous avons une tablette pour le service qualité, une tablette pour les agents de maintenance, et deux tablettes pour l’assainissement réseau.
Pour ma part, j’utilise très peu les tablettes car je suis souvent sur mon poste fixe contrairement à ma collègue de la qualité qui est souvent sur le réseau et est satisfaite de pouvoir travailler en mobilité.
Nous avons aussi une tablette supplémentaire qui est la tablette d’astreinte. Donc lorsque nous sommes en période d’astreinte le week-end, nous l’avons avec nous et nous pouvons gérer les différents sites et renseigner en même temps ce qui s’y passe. Dès le lundi matin, avec le diagnostic ou le retour d’information, les agents peuvent traiter les comptes-rendus et créer les DI nécessaires.
Comment MAINTI4 répond à vos problématiques de gestion de la régie des eaux ? Quels impacts / avantages avez-vous pu mesurer à la suite de la mise en place de MAINTI4 ?
MAINTI4 répond à nos problématiques de gestion de Régie de l’eau potable et de Régie assainissement dans le sens où nous avons pu enregistrer tous les équipements de production d’Eau et d’Assainissement, afin d’être constamment à jour sur ces équipements. Nous pouvons désormais mieux planifier, réaliser, et enregistrer les différentes tâches liées à ces équipements, qu’elles soient préventives ou curatives, en temps et en heure.
Au niveau des demandes d’intervention, par exemple, quand les agents font une maintenance sur un équipement et qu’ils doivent réparer ou changer une pièce, ils doivent systématiquement faire une Demande d’Intervention. Elle arrive tout de suite sur ma boîte mail ce qui me permet d’être très réactif. De ce côté-là, nous avons bien progressé.
Il y a encore un peu de progrès à faire sur les comptes-rendus des pannes et les tâches à réaliser en tâche récurrente de maintenance préventive, mais ça va venir petit à petit. Il y a déjà pas mal de de Bons de Travaux qui ont été générés, je pense que nous sommes presque à 2000 BT et les agents prennent l’habitude d’utiliser MAINTI4. Nous avons créé à chacun un profil personnalisé, avec ce dont ils ont besoin.
L’aspect positif aussi, c’est sur la partie achats et suivi des stocks. En effet, MAINTI4 nous a permis de d’améliorer considérablement le suivi des stocks pour tout ce qui est gestion de pièces. Avec les Bons de Travaux des agents j’ai un suivi en direct et je peux faire des demandes devis et communiquer ou j’en suis aux agents directement sur leur BT. Cela simplifie la communication et le suivi, car si ils ont besoin de savoir où en est la commande des pièces, il peuvent aller consulter le BT et organiser leur travail en fonction.
Pour moi aussi, ça me permet de retrouver tout de suite avec mes raccourcis spécifiques ce qu’on peut me demander soit par le bon de commande soit par le devis fournisseur.
Dans quelques temps, avec toutes les informations que nous rentrons, je pourrais fournir aux élus et responsables des données chiffrées sur les investissements ou les réparations pour le suivi et la préparation des budgets.
Récemment, j’ai eu un cas concret, c’est un exemple : nous avons un groupe d’industriels sur une station et nous avons eu pas mal de réparations justement sur ce site, donc nous voulions chiffrer à combien étaient montées les réparations depuis 2021. J’ai eu ce que je voulais en 2 minutes sur MAINTI4. J’ai créé un filtre sur le groupe d’industriels de la station, car j’y avais rentré justement les pièces que nous avions changé et les informations, et j’ai obtenu le global en TTC de nos dépenses sur ce poste depuis 2021. C’est très pratique et ça apporte un élément supplémentaire vis-à-vis de la direction pour valoriser le système : « Nous avons investi dans cette GMAO, mais voyez ce que l’on peut réaliser. Si il faut changer un équipement ou le modifier pour pouvoir améliorer le fonctionnement, nous avons des données concrètes. ».
Suite à la mise en place de MAINTI4, de manière générale, les responsables de pôles ont une meilleure vue globale de la planification et du suivi des interventions, les agents ont une meilleure interaction avec leur responsable de pôle pour les comptes rendu ou les actions à mener. Notre objectif premier est de continuer à prioriser et de finaliser la maintenance préventive.
Quelles relations entretenez-vous avec les équipes de TRIBOFILM ?
Les équipes de TRIBOFILM sont assez disponibles et le support technique est très simple d’utilisation, également, pour des modifications importantes.
Pour l’instant il n’y a eu aucun souci bien au contraire.
Que diriez-vous à une collectivité qui hésite à investir dans un logiciel de gestion des services techniques ?
L’investissement d’un logiciel de gestion de la maintenance par une collectivité peut parfois sembler être « superflus » surtout quand tout est déjà en place depuis plusieurs années et que, finalement, les tâches demandées sont réalisées. Aujourd’hui, avec les nouvelles technologies connectées, la modernisation des équipements, le développement des réseaux, une collectivité se doit de faire évoluer sa gestion par des moyens modernes et adaptés aux équipements en place surtout lorsque ceux-ci sont nombreux et de plus en plus connectés. Des outils interactifs entre chaque pôle pour favoriser la planification, la communication et la réactivité permettent de pouvoir apporter des réponses rapides aux usagers lors des situations urgentes ou non.
Cela fait 20 ans que je suis au service et j’ai donc vu l’évolution parce que je suis passé par tous les postes que mes collègues font actuellement. J’ai pu voir l’évolution technologique du matériel et des équipements et plus on avance dans le temps plus les équipements sont connectés.
Vis-à-vis du service que nous devons rendre à la population, nous sommes plus réactifs avec ce type de solution.