Comment évaluer le temps passé de ses agents sur telle ou telle intervention, ou rendre des comptes aux élus, sans compte-rendu ?
Les responsables de services techniques sont souvent pris entre leurs agents de terrain qui, comme leur nom l’indique, ne sont pas forcément derrière l’ordinateur, et les élus, qui eux, ont besoin de rapports, de statistiques, de budgets….
Si les comptes-rendus semblent secondaires aux agents dans leurs tâches quotidiennes, ils sont primordiaux pour les responsables des services et les élus. Sans compte-rendu, pas d’éléments fiables pour prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement du service et de la collectivité.
Bien souvent, les agents remplissent en fin de journée, sur papier, les comptes-rendus de leurs interventions journalières, et les responsables les enregistrent ensuite de manière informatique… N’y a-t-il pas plus simple ? Plus rapide ? Plus économique ? Comment faire pour que cette tâche s’intègre facilement aux missions hebdomadaires sans être vécue comme une contrainte ?
A l’aide d’un logiciel de Gestion des Services Techniques et du Patrimoine, plusieurs solutions existent pour notamment simplifier la tâche des comptes-rendus. En revisitant le fonctionnement interne et en s’équipant de matériel adapté, les comptes-rendus peuvent être enregistrés directement par l’agent de manière simple et rapide, et les responsables peuvent les consulter directement sur leurs écrans.
Grâce au logiciel, le responsable de service planifie les interventions journalières de chacun de ses agents facilement, et obtient des comptes-rendus clairs et précis.
Voici quelques exemples de solutions qui peuvent être adaptées à la collectivité, en fonction de ses locaux, de son fonctionnement, de son budget, etc. :
- En scannant des codes à barres sur quelques fiches dans l’atelier. Le compte-rendu est rempli sans aucune saisie manuelle. Les éléments essentiels sont bipés à l’aide d’une douchette : nom de l’intervenant, type d’intervention, causes et remèdes, durée… En quelques scans seulement, le compte-rendu est enregistré.
- Avec une borne tactile mise à disposition dans l’atelier, et grâce à une interface ultra épurée et une facilité de navigation, le compte-rendu est enregistré en quelques clics du doigt et sans aucun autre matériel.
- Avec des tablettes ou des smartphones associés aux codes à barres, ou à des puces RFid, ou même en utilisant la reconnaissance vocale. Les techniciens peuvent faire les comptes-rendus en direct de leurs interventions sans repasser par l’atelier.
Plus rapide, moins de paperasse, tout le monde s’y retrouve ! Les élus et les responsables sont satisfaits et obtiennent les données qui leur sont nécessaires, et les agents de terrain intègrent facilement cette nouvelle tâche à leurs missions sans que celle-ci soit contraignante.
Notre logiciel de Gestion des Services Techniques et du Patrimoine, MAINTI4, a l’avantage d’avoir été conçu en fonction des réalités de terrain des collectivités.
Les équipes de TRIBOFILM sont à votre disposition pour faciliter votre travail au quotidien :
- un accompagnement prenant en compte tous les facteurs en amont de l’installation,
- une formation adaptée,
- une équipe support et développement toujours à votre écoute !
Contactez-nous !
