La GMAO est désormais votre outil quotidien. Elle va vous accompagner dans le la gestion de vos opérations de maintenance, et sa configuration doit donc être adaptée à vos besoins spécifiques pour une performance et une utilisation optimale.
C’est pourquoi il est essentiel d’être attentif à l’étape d’accompagnement aux paramétrages proposée par votre éditeur afin d’avoir une vraie prise en compte de vos besoins, process, et particularités de votre service maintenance. Cette personnalisation vous permettra d’exploiter tous les avantages de votre GMAO pour atteindre vos objectifs.
Dans cette étape clé, vous n’utiliseriez pas votre GMAO, c’est avant tout une étape de réflexion et de prise de décision.
Voici quelques règles pour une bonne personnalisation. Elles permettront de valider et contrôler vos besoins avant la prise en main :
Règle n°1 : l’audit de l’existant
La première phase de l’accompagnement aux paramétrages est l’audit de l’existant, cette phase comprend plusieurs points qui doivent être étudiés avec le consultant dédié par votre éditeur :
- Analyser et collecter les informations sur vos besoins et engager des discussions avec les parties prenantes de l’entreprise autour du projet GMAO : les responsables de chaque service, les équipes opérationnelles sur le terrain, autrement dit les futurs utilisateurs du logiciel de gestion de la maintenance.
- L’analyse du process existant afin de relever les points forts et lacunes de l’organisation actuelle et permettre un déploiement adapté de la GMAO. Ce point permet dès le départ de souligner les avantages et les améliorations significatives attendus.
Règle n°2 : l’identification des objectifs
En lien avec l’analyse du process existant, cette étape est également essentielle pour atteindre vos objectifs.
L’identification et la définition des objectifs sont cruciales avant de commencer le paramétrage, elles doivent être claires et précises afin de guider la personnalisation de l’outil GMAO et sa future utilisation.
Les objectifs que l’on peut retrouver sont : la centralisation des données, la traçabilité des demandes, la réduction des coûts de maintenance, une meilleure communication…
Règle n°3 : le paramétrage et la personnalisation de la GMAO
La configuration et le paramétrage du logiciel sont les étapes de personnalisation de l’outil afin de le faire correspondre aux besoins réels de votre organisation. On utilise pour la première fois le logiciel pour le configurer avec le client.
Il est essentiel de réfléchir avec l’éditeur sur les points suivant :
- L’arborescence des équipements, des biens, du patrimoine : elle détermine la structure et la future organisation pour les utilisateurs finaux. Elle doit être claire et adaptée aux processus métiers.
L’arborescence doit être maquettée en amont et validée. La recherche et la navigation pour retrouver un équipement doivent être intuitives pour chaque utilisateur, c’est donc une étape cruciale qui doit être bien réfléchie. - La définition des données de base : dans la continuité de l’arborescence des actifs, cette étape représente le fondement sur lequel reposera l’ensemble du système et l’interactivité avec les utilisateurs. Les degrés d’urgence, les types de travaux ou encore les natures de travaux sont par exemple, personnalisées lors de cette étape.
- La mise en place des workflows : chaque organisation fonctionne différemment, de la gestion d’une demande d’intervention jusqu’à sa clôture. Ce paramétrage permet d’adapter le workflow de la GMAO à votre process. Le process achat implique également une analyse et un workflow spécifique avec une ou plusieurs étapes de validation selon l’organisation.
- La configuration des profils utilisateurs : définir les rôles de chaque utilisateur et leurs responsabilités est primordiale pour définir le périmètre des fonctionnalités et les droits d’utilisation dans la solution GMAO.
Le respect de ces règles par votre éditeur vous garantira non seulement une utilisation optimale, mais c’est également :
- L’assurance d’une personnalisation pertinente de votre outil de gestion de la maintenance.
- Un gain de temps et d’énergie grâce à l’expérience et l’expertise de l’éditeur qui permettent d’éviter les tâtonnements et les erreurs de configuration souvent synonymes de retards et de coûts supplémentaires.
- Une transition en douceur vers la GMAO, évitant ainsi les perturbations opérationnelles et permettant aux employés de s’adapter plus facilement à l’utilisation du logiciel.
Ensuite viendra le temps de la formation qui n’est pas non plus à négliger pour assurer aux futurs utilisateurs une bonne prise en main de l’outil !
Chez TRIBOFILM l’accompagnement aux paramétrages de notre logiciel GMAO MAINTI4 est un point essentiel pour tous nos nouveaux clients. Nos experts vous guident dès le départ à faire les bons choix de paramétrages en fonction de vos besoins et de vos spécificités, afin de vous garantir une utilisation adaptée et efficace.
Contactez-nous !
