Un contrat permet de connaitre les prestations prévues de la part d’un sous-traitant pour une durée définie.
Que vos besoins concernent un simple suivi de la date d’échéance ou la supervision complète des interventions par équipements, nous vous montrons dans cet article les raisons et les avantages d’utiliser une GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) dans ce cadre.
Pourquoi la gestion des contrats de sous-traitants est-elle importante ?
La gestion des contrats de sous-traitants implique de nombreuses tâches comme le suivi des échéances, la gestion des coûts, la conformité aux normes et la coordination des interventions.
Une mauvaise gestion peut entraîner des retards, des coûts et des problèmes de qualité, alors qu’une gestion efficace fera la différence dans le fonctionnement de votre service maintenance :
- Réduction des risques : une gestion rigoureuse des contrats permet de minimiser les risques liés aux non-conformités et aux pénalités.
Ex : Ne pas suivre correctement les contrôles des extincteurs peut avoir des conséquences réglementaires et financières. - Optimisation des coûts : un suivi précis aide à contrôler les coûts et à éviter les dépenses imprévues.
Ex : Dénoncer les contrats dans les délais, et remettre en concurrence les prestataires. - Amélioration de la qualité : la supervision des sous-traitants garantit un haut niveau de qualité des services.
Ex : Suivre le nombre de prestations effectivement réalisées par le sous-traitant au regard des termes du contrat.
Quels sont les avantages d’utiliser une GMAO pour la gestion des contrats ?
Au-delà de centraliser l’ensemble des tâches liées à la maintenance dans un seul outil, l’intégration de la gestion des contrats de sous-traitants dans la GMAO offre de nombreux avantages :
- Centralisation de l’Information : Toutes les données relatives aux contrats sont centralisées dans un seul système, facilitant l’accès et la gestion.
- Suivi des échéances et renouvellements : Les notifications automatiques rappellent les dates d’échéance et les renouvellements nécessaires. C’est à la fois un gain de temps et cela permet d’éviter les oublis coûteux.
- Gestion des Coûts : Une GMAO permet de suivre les dépenses de manière précise et en direct.
- Conformité et Sécurité : La GMAO aide à garantir que les sous-traitants respectent les visites prévues. Un entretien suivi garantit un bon fonctionnement et la sécurité des équipements et donc du personnel.
- Évaluation des Performances : Les outils de reporting et d’analyse, comme le BI, permettent d’évaluer les performances et de prendre des décisions éclairées.
Les fonctionnalités de la GMAO MAINTI4 pour la gestion des contrats
La solution MAINTI4 propose un module Gestion des contrats, pour lequel elle utilise un certain nombre de fonctionnalités clés comme :
- Un écran d’accueil personnalisable et adapté à chaque profil, avec des widgets spécifiques aux contrats, des filtres et des menus.
- Des alertes et rappels automatiques par mail et widget sur le tableau de bord pour les échéances de contrats, renouvellements et autres dates importantes.
- Une base de données pour centraliser les informations contractuelles, avec possibilité d’ajouter des commentaires et des documents.
- Le suivi des coûts liées aux contrats par visite.
- L’ajout possible des équipements à l’unité, en multi-sélections, ou par famille.
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L’utilisation d’une GMAO peut rendre la gestion des contrats simple et efficace, en offrant de nombreux avantages, de la garantie d’un suivi à l’optimisation des coûts.
Au quotidien, ce module vous offrira une administration simplifiée de vos contrats.