Nous apercevons régulièrement dans nos communes les agents des services techniques sans toujours savoir qu’ils jouent un rôle central dans la gestion quotidienne des collectivités locales.
Les services techniques ont, en effet, pour mission principale de garantir le bon fonctionnement des infrastructures publiques et d’assurer la qualité de vie des citoyens.
A l’heure où les collectivités locales font face à des contraintes budgétaires importantes. Les services techniques doivent donc optimiser les coûts tout en maintenant un haut niveau de service.
Nous vous présentons dans cet article les missions principales et les contraintes récurrentes des services techniques de nos collectivités locales, ainsi que l’avantage pour ces derniers d’utiliser un logiciel de gestion des services techniques.
Quels sont leurs missions et leurs secteurs d’intervention ?
Les services techniques d’une collectivité locale doivent gérer des tâches multiples, ce qui peut, selon la taille de la collectivité, nécessiter une certaine polyvalence de la part des agents.
Selon la taille de la collectivité, on retrouve dans l’organigramme un directeur des services techniques (DST), puis des responsables de pôles ou des chefs de services (voiries, espaces verts…), et des agents techniques.
Parmi ces différents pôles d’intervention, on trouve :
- L’entretien et la maintenance des bâtiments publics et la gestion du patrimoine (écoles, mairies, équipements sportifs, bibliothèques…). Les équipes techniques peuvent être amenées à réaliser des interventions de réparations, ou à superviser les travaux menés par des entreprises extérieures (électricité, plomberie, peintures…).
- La gestion de la propreté urbaine qui représente un travail quotidien indispensable à la qualité de vie dans nos communes. Cela consiste au nettoyage des voiries, des espaces publics et mobiliers urbains, au nettoyage des incivilités, ou à la gestion des dépôts sauvages. Il nécessite des équipements lourds (balayeuses, camions…) et représente de gros volumes d’heures.
- L’entretien des espaces verts pour garantir des zones agréables et bien entretenues. Avec la politique zéro phyto et la gestion raisonnée, la technicité et la charge de travail relative à cette mission a grandement augmenté. La gestion des espaces verts est devenue un véritable enjeu politique pour les communes.
- L’entretien des aires de jeux pour garantir leur sécurité.
- Le suivi des fêtes et manifestation avec la plupart du temps un apport logistique comme l’installation et le transport du matériel (tables, des barrières…)
- Le suivi des équipements (véhicules, machines, …) pour assurer leur disponibilité et leur sécurité.
- Les interventions en cas d’urgence, comme les réparations ou les remises en état après des intempéries, des actes malveillants ou des accidents.
- La gestion de l’eau (production d’eau potable et assainissement réseaux) et / ou la gestion des déchets pour les Établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) qui gèrent cette compétence, avec la gestion de la collecte, des transports, de l’entretien….
Ces différentes tâches nécessitent une coordination et une planification rigoureuse, ainsi qu’une gestion efficace des priorités et une capacité à s’adapter aux imprévus.
Quels défis relèvent les services techniques au quotidien ?
Les services techniques font face à plusieurs problématiques qui peuvent affecter leur efficacité et leur capacité à répondre aux attentes des élus et / ou des citoyens, comme :
- Les urgences qui bouleversent l’organisation prévue et les travaux déjà en cours de réalisation.
- Le manque de visibilité globale sur les opérations en cours, les équipements, les infrastructures…
- Une gestion complexe des ressources (personnel, matériel, budget, habilitations).
- Des difficultés à prioriser les interventions selon l’urgence ou l’impact.
- Le manque de statistiques et d’historiques centralisés pour les prises de décision.
- Une communication interne difficile que ce soit entre les équipes techniques qui peuvent être réparties sur plusieurs sites ou travailler sur des projets différents, ou entre les différents services de la collectivité.
- Des budgets restreints qui impliquent parfois de repousser certaines opérations ou de travailler avec des équipements vieillissants.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des interventions pour les services techniques ?
Un logiciel de gestion des interventions (GMAO) permet de fournir une solution centralisée pour gérer toutes les missions des services techniques. Il permet de répondre aux problématiques citées en offrant des données fiables sur le fonctionnement du service, en facilitant le quotidien des agents et en assurant le suivi de la maintenance et des contrôles de l’ensemble du patrimoine.
- Centralisation de l’information : création d’un inventaire complet du patrimoine (bâtiments, équipements, véhicules et engins, parc informatique, mobilier urbain…) avec toutes les informations nécessaires (plan, fiches techniques, photos…) et l’historique des interventions.
- Planification optimisée des interventions : un logiciel de gestion des interventions permet de planifier les tâches à l’avance en fonction des priorités, des contrôles réglementaires, des disponibilités des équipes et des ressources nécessaires. Les plannings peuvent être ajustés rapidement en cas d’imprévus.
- Gestion des demandes d’intervention : recevoir, traiter et suivre les demandes des différents gestionnaires de sites et services en temps réel ,et informer automatiquement les demandeurs de l’avancement de leurs demandes
- Suivi des coûts et de la performance : un logiciel de gestion des services techniques fournit des rapports détaillés sur les coûts des interventions, la consommation des ressources ou la durée des interventions. Ces données aident à prendre les décisions, à respecter les budgets et à justifier les investissements nécessaires.
- Amélioration de la communication interne : les équipes techniques peuvent accéder aux mêmes informations en temps réel, facilitant la coordination et réduisant les erreurs. Les comptes-rendus des agents de terrain se font en temps réel de façon simple et rapide grâce à la mobilité et à l’utilisation de smartphones.
L’usage d’un logiciel de gestion des interventions (GMAO) permet de valoriser le travail réalisé des services techniques en s’appuyant sur des données factuelles. Le pilotage des ressources est simplifié pour défendre, par exemple, des recrutements ou des investissements. Cela permet donc non seulement d’améliorer l’efficacité des interventions, mais aussi renforcer la transparence et la satisfaction des élus et des citoyens.