Qu’est-ce que le Facility Management ?
Le Facility Management, ou gestion des services généraux, désigne l’ensemble des activités nécessaires au bon fonctionnement des infrastructures, des bâtiments et des services d’une organisation ou d’une entreprise.
Le Facility Management permet de garantir la qualité de l’environnement de travail et pour cela, il englobe à la fois la maintenance des équipements (chauffage, climatisation, éclairage…), la gestion des espaces (bureaux, salles de réunion…), la sécurité (contrôle d’accès, alarmes…), ainsi que les services aux occupants (nettoyage, gestion des déchets…).
En optimisant la gestion de ses bâtiments et de ses infrastructures, une entreprise ou une organisation, va pouvoir :
- Améliorer les conditions de travail de ses salariés et donc améliorer leur satisfaction et leur productivité.
- Réduire les coûts d’exploitation liés à l’énergie, à la maintenance et aux services.
- Respecter les réglementations et la conformité aux normes de sécurité et environnementales dont elle dépend.
Plusieurs outils métiers, comme la GMAO (logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur), peuvent aider l’entreprise ou l’organisation à atteindre ces objectifs.
Que peut apporter la GMAO pour le Facility Management ?
Un logiciel de GMAO va permettre de gérer efficacement les aspects techniques du Facility Management, en particulier dans le cadre de la gestion du patrimoine bâtimentaire et immobilier.
La GMAO va permettre :
- D’avoir un inventaire détaillé et qualifié des bâtiments : arborescence des bâtiments, équipements, espaces… et dématérialisation de la documentation technique (plans, photos, procédures, rapports de contrôle). Un système de codes-barres, de QR Codes ou de puces RFID peut permettre une identification du patrimoine pour faciliter les interventions.
- De gérer de manière centralisée les Demandes d’Intervention du personnel avec une planification simplifiée et un suivi en temps réel de l’avancement des travaux. Ce qui permet aussi une meilleure coordination des équipes et des éventuels sous-traitants, ainsi qu’une traçabilité des interventions pour les manager.
- D’avoir une meilleure gestion du curatif et une automatisation du plan de maintenance préventif et réglementaire. La GMAO permet de planifier les interventions de maintenance préventive sur les équipements et installations des bâtiments, comme les systèmes de ventilation, les ascenseurs, ou les systèmes de chauffage. Grâce à des plannings de maintenance automatisés, les pannes et les interruptions de service peuvent être évitées.
- De gérer les contrats avec les prestataires externes, avec une centralisation de l’information permettant le suivi des échéances, la gestion des coûts, la conformité aux normes et la coordination des interventions pour les manager.
- D’avoir une gestion fiable et simplifiée des stocks et des fournisseurs. La gestion des stocks de pièces détachées est facilitée grâce à des alertes selon les seuils définis et l’identification des articles, ce qui permet d’éviter les interruptions dues à un manque de pièces lors des réparations.
- D’obtenir des analyses et des reporting pour mesurer la performance et les coûts de la maintenance. Ces données sont essentielles pour la direction et les responsables de facility management ou de maintenance, afin de prendre des décisions éclairées sur l’optimisation des ressources pour l’entreprise ou l’organisme.
- De s’interfacer avec les autres logiciels métiers de l’entreprise ou de l’organisme (ERP, logiciel comptable, capteurs connectés …) et de faciliter la communication entre les différents services. Cela permet également d’éviter les doubles saisies et donc les erreurs.
Dans un contexte où la gestion des bâtiments et du patrimoine immobilier devient de plus en plus réglementée et complexe, faire le choix d’une GMAO permet de simplifier la gestion quotidienne tout en offrant une meilleure visibilité sur l’état des équipements et des installations.
Le Facility Management et la GMAO forment ainsi un duo gagnant pour garantir le suivi de la maintenance des infrastructures et la qualité de l’environnement de travail.