La digitalisation des entreprises grâce aux logiciels métiers pour les accompagner dans leur développement et leur performance devient de plus en plus incontournable, surtout dans les secteurs de l’industrie avec les machines connectées, les solutions mobiles…
Les logiciels de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) et les Progiciels de Gestion Intégrée (ERP – Entreprise Ressource Planning) font partis des plus courants.
Pourquoi les interfacer ? Nous vous présentons ici pourquoi c’est une bonne idée et comment cela peut transformer la gestion de vos opérations.
Qu’est-ce qu’une interface entre deux logiciels ?
Une interface entre deux logiciels est un mécanisme qui permet aux deux systèmes de communiquer et d’échanger des informations de manière fluide. Concrètement, cela signifie que les données saisies ou générées dans un logiciel peuvent être automatiquement transmises et utilisées par un autre logiciel, sans intervention humaine ou sans qu’il y ait de double saisie.
Les interfaces permettent de gagner du temps, d’éviter la duplication des données, de réduire les erreurs humaines, et d’assurer que les informations soient cohérentes et à jour dans les deux systèmes. Techniquement, ces échanges se font soit via des API (Interface de Programmation d’Application), soit un échange de fichiers à plat.
Dans le cas que nous présentons, l’interface entre une GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) et un ERP (Progiciel de Gestion Intégrée) permet, par exemple, les échanges d’informations suivants :
- La GMAO envoie des consommations de pièces détachées pour gérer les stocks dans l’ERP.
L’ERP envoie la mise à jour du stock à la GMAO pour connaitre les disponibilités et consommer les pièces détachées. Toutes les commandes sont saisies et gérées dans l’ERP et suivent le processus d’achat défini par l’entreprise. - La GMAO envoie les commandes à l’ERP, pour les rapprocher avec les factures.
L’ERP renvoie l’information à la GMAO que la commande a bien été facturée. Les informations financières et comptables sont insi à jour dans l’ERP.
Cela garantit une meilleure circulation des informations entre les différents services de l’entreprise, en permettant aux personnes concernées d’accéder à des données toujours à jour et fiables.
Les avantages de l’interface entre la GMAO et l’ERP :
Nous pouvons classer les avantages en 3 catégories principales : organisationnels, financiers et managériaux.
Les avantages organisationnels :
Une meilleure collaboration interservices : les différents services concernés dans l’entreprise (maintenance, production, finances, etc.) peuvent partager des données en temps réel, facilitant ainsi la communication. Les équipes collaborent de manière plus fluide, avec des données fiables, ce qui améliore la coordination et réduit les incompréhensions et les difficultés entre les services.
Une optimisation des flux de travail : avec une interface, les tâches sont automatisées et les processus manuels réduits, ce qui améliore l’efficacité. Les données circulent plus rapidement entre les systèmes, permettant une meilleure planification des interventions de maintenance et une gestion plus fluide des ressources.
Une réduction du temps de traitement manuel et des erreurs : l’automatisation des échanges de données évite les saisies multiples réduisant les risques d’erreurs humaines. Cela accélère aussi le traitement des informations, notamment pour les commandes, la gestion des stocks, et les interventions de maintenance.
Des logiciels métiers adaptés aux besoins de chaque service : chaque service peut continuer à utiliser des outils spécialisés qui répondent à leurs besoins spécifiques (ERP pour les finances, GMAO pour la maintenance) tout en bénéficiant de l’intégration. Les données sont partagées sans compromis sur les fonctionnalités métier spécifiques à chaque logiciel.
Les avantages financiers :
Une optimisation des stocks et des achats : l’ERP et la GMAO peuvent travailler ensemble pour le suivi, la gestion et les commandes des stocks de pièces détachées. Les informations sur l’utilisation des pièces et les besoins futurs sont synchronisés, permettant d’éviter les surstocks ou les ruptures, et d’optimiser les commandes et achats en fonction des besoins réels.
Une réduction des coûts et une amélioration de la prévision budgétaire : en automatisant les flux de travail et en optimisant l’utilisation des ressources, l’intégration GMAO-ERP contribue à réduire les coûts de main-d’œuvre, de maintenance et d’inventaire. Les décisions plus précises basées sur des données fiables permettent aussi d’optimiser les budgets.
Les avantages managériaux :
Une amélioration de la prise de décision : l’accès à des données fiables et à jour, centralisées grâce à l’interface, permet aux responsables de prendre des décisions éclairées. Ils peuvent analyser les performances des actifs, évaluer les coûts, et ajuster les stratégies en conséquence.
Une amélioration de la réactivité : l’intégration permet une réponse plus rapide aux événements imprévus, comme une panne d’équipement. Les informations circulent instantanément entre les systèmes, permettant d’organiser rapidement une intervention ou de commander les pièces nécessaires.
Un suivi et des KPI efficaces : grâce à l’interface, il est possible de centraliser les données de performance (KPI) des deux systèmes pour obtenir des tableaux de bord complets. Cela facilite le suivi des indicateurs clés (temps d’arrêt, coûts de maintenance, taux de disponibilité) et aide à mesurer l’efficacité des processus.
Pour conclure, l’interface entre une GMAO et un ERP est plus qu’une simple connexion technique. C’est un véritable levier de performance pour l’entreprise, une aide à la prise de décision, et un facilitateur de communication et de collaboration entre les équipes.
Au moment de choisir votre GMAO et / ou votre ERP, il est donc important de penser dans votre cahier des charges aux possibilités d’interfaçage et aux solutions proposées par les éditeurs.
MAINTI4 s’interface avec les grands éditeurs ERP du marché et les logiciels d’achats.