Le déploiement d’un logiciel de gestion de la maintenance est souvent l’aboutissement d’une longue période de réflexion, d’étude des différents outils, de temps passer à convaincre sa direction et / ou son équipe, etc.
Il n’est donc pas question de passer à côté de la formation afin que tous les futurs utilisateurs prennent en main l’outil. La formation est essentielle pour assurer la bonne utilisation du logiciel GMAO et les bénéfices pour votre maintenance.
Nous allons aborder dans cet article les points essentiels pour qu’une formation soit optimale, de sa préparation au déroulement, jusqu’à la mise en pratique par les utilisateurs.
1- La préparation
Avant de plonger dans le processus de formation à proprement parlé, la première étape réside dans sa préparation.
Il est donc important pour le formateur d’avoir un débrief avec le chargé d’affaires qui est en contact direct avec le client et qui est donc le mieux placé pour fournir des informations précieuses sur les attentes et besoins spécifiques des futurs utilisateurs. En effet, la compréhension du besoin ne se limite pas seulement aux caractéristiques techniques de la GMAO, mais cela englobe également les défis opérationnels et les objectifs à plus ou moins long terme de l’entreprise. Comment l’entreprise fonctionne, vers où elle souhaite aller avec la GMAO, quels KPI, etc…
A partir de là, le formateur pourra adapter et personnaliser son programme de formation en cohérence avec le besoin général du client.
En ayant une connaissance des utilisateurs qu’il va former, l’approche du formateur pourra également être différente. Par exemple, les techniciens de maintenance peuvent avoir besoin d’une formation plus approfondie sur l’utilisation des fonctionnalités génériques (demandes d’intervention, comptes rendus…), tandis que les responsables préféreront se concentrer davantage sur le paramétrage, les plannings et l’analyse des données.
D’autre part, et c’est surement le plus important, pour que la formation soit efficace, il faut que les participants soient partie prenante du projet de déploiement de la GMAO et sachent en quoi consiste la formation (et oui, il est déjà arrivé à nos formateurs de se retrouver face à des participants qui ne savaient pas pourquoi ils étaient là ! Echec assuré !).
2- Le déroulement en 3 temps
Les journées de formation vont permettre d’identifier les différentes fonctionnalités de la GMAO, de mettre en forme les tableaux de bord personnalisés, et d’aborder les grands thèmes comme :
- Déployer ses biens et ses ressources
- Gérer ses interventions et son quotidien
- Déployer son plan de maintenance
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Leur déroulement se passe en 3 temps pour un apprentissage optimal : une bonne introduction – une animation adaptée – une conclusion avec un client satisfait.
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Introduction et écoute active
Une bonne introduction est la clé pour établir un climat de confiance dès le départ. Avant de plonger dans le contenu de la formation, il est crucial de prendre le temps d’écouter attentivement les participants.
Organiser un tour de table au début de la formation permet à chaque participant de se présenter et d’exprimer ses besoins et ses attentes. En écoutant attentivement chaque participant, le formateur peut évaluer le niveau de connaissance de chacun en informatique et sur le logiciel et s’assure que ce qu’il a prévu est adapté.
Du technicien de terrain au responsable de service, les besoins d’utilisation de la GMAO sont différents, il faut donc pouvoir répondre et s’adapter aux attentes de chacun sur un même temps de formation. -
Animation et adaptation
Une fois que les objectifs et les besoins des participants sont clairement identifiés, il est temps de passer à l’animation de la formation.
Le programme doit être présenté de manière claire et faire le lien avec les objectifs et les besoins spécifiques des participants.
Tout au long de la formation, le formateur doit avoir la capacité d’adapter sa pédagogie et les exemples en fonction des réactions des participants. Il doit également s’assurer de la bonne compréhension du thème abordé avant de passer au suivant et éventuellement ajuster son approche pour garantir l’apprentissage.
Cela nécessite une excellente maîtrise de l’outil de la part du formateur, mais également une bonne connaissance de la maintenance ce qui lui permet de s’appuyer sur des cas concrets pour que le client se projette plus facilement.
En jonglant entre la théorie, la pratique, l’expertise du formateur et de bons supports de cours (graphiques, schémas…), la formation est concrète et efficace. -
Conclusion et satisfaction client
En fin de journée, il est important de prendre un temps pour résumer les points clés de la journée et faire un bilan de l’atteinte des objectifs par rapport aux thèmes abordés. Cela permet de recueillir les réactions à chaud des participants, leurs impressions sur la qualité de la formation et sur les compétences acquises ou manquantes.
La satisfaction client doit être évaluée afin de garantir l’efficacité de la formation. L’évaluation permet d’entretenir l’amélioration continue auprès des équipes et de cultiver l’esprit de service des consultants.
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3- Pratique, suivi et approfondissement
Le suivi après-formation est tout aussi crucial que la formation elle-même pour garantir une adoption de la GMAO et une utilisation optimale du logiciel de maintenance.
Après la formation initiale, il est important que l’équipe d’utilisateurs mette en place des étapes pour assurer progressivement la continuité de l’apprentissage et la bonne prise en main de l’outil.
Pas de secret, comme souvent, il faut pratiquer car c’est en utilisant régulièrement le logiciel que les utilisateurs consolident leurs connaissances et développent leur expertise.
Chez TRIBOFILM nous mettons plusieurs services à votre disposition pour assurer la continuité :
- Mise à disposition des supports de formation en ligne.
- Une assistance support en ligne.
- Des tutos et une « GMAO Académie » en ligne.
- Des webinar métiers réguliers.
- Un forum de discussion entre utilisateurs.
- Des prestations d’approfondissement pour permettre aux utilisateurs d’explorer des fonctionnalités avancées ou des cas d’utilisation spécifiques.
Nous portons une importance particulière à la formation de nos utilisateurs. Que ce soit en présentiel ou en visio-conférence, ou ensuite via nos services clients, notre objectif est de vous offrir les compétences nécessaires à l’utilisation de notre GMAO et une réelle satisfaction. C’est pourquoi nous vous accompagnons tout au long de votre vie d’utilisateur MAINTI4.
Avec un suivi « après-formation », vous vous assurez que les utilisateurs continuent de tirer le meilleur parti de la GMAO et contribuent ainsi au succès à long terme de votre organisation.